Projelerde Davul & Tokmak
Zorlu projeler güçlü liderleri gerektirir. “Proje Yöneticisi” olarak atanmış bir kişi olsa da, bu tür projeler zaman zaman arka planda yer alan daha güçlü bir kişi ya da kişiler tarafından yönetilir. Projeyi onlar sürükler, projenin gizli yöneticisidirler. Ön plândaki proje yöneticisinin pek gücü yoktur, kararlar arka plândaki yöneticiler tarafından alınır. Bu durum, metodolojiden bağımsız, çevik yaklaşımların kullanılmaya çalışıldığı projelerde de söz konusu olabilir. Bu yönetim modelinin proje yönetim dünyasında bir karşılığı olsa da, modelin farkında olmak ve bunu paydaşlarla açıkça paylaşmak önemlidir. Bu yapılmadığında projenin performansı etkilenebilir, örneğin:
Resmi paylaşımlarda proje yöneticisi olarak atanan kişiye malum atasözümüzü düşündürür: “Davul boynumda, tokmak başkasında.” Bu yaklaşım yetkin ve deneyimli proje yöneticisinin motivasyonunu düşürür, sorumluluk üstlenmesinde sıkıntılar yaratır.
Projede sorunlar yaşandığında, gücü olan yöneticinin yaklaşımına bağlı olarak kaotik bir ortam oluşturabilir. Her iki taraf da başarısızlığı üstlenmeyebilir. Politik tartışması bol, derslerin çıkartılmadığı, sadece kaynak tüketen bir projeye dönüşür. Başarısızlığın faturası çoğu kez proje yöneticisi olarak atanmış kişiye kesilir, ya da proje usulca halı altına süpürülür.
Güçlü liderlerin gündemleri genellikle yoğundur ve bir projenin sorumluluğunu üstlendiklerinde, proje yöneticisinin yapması gereken işler için yeterli zamanları olmayabilir. Proje yönetiminde kendisine destek verebilecek, idari işleri yürütecek, paydaşlarla iletişim kuracak, proje ekibinin ihtiyaç duyduğu kaynakları organize edecek, iletişim becerileri yüksek bir kişiye ihtiyaç duyabilirler. Bu desteği veren kişi proje yönetim dünyasında “Proje Koordinatörü” olarak tanımlanır ve proje yönetim ekibinin bir üyesidir.
Yurt dışında, özellikle kuzey Amerika’da iş ilanlarına bakıldığında sıklıkla karşılaşılan “Proje Koordinatörü” rolü muhtelif nedenlerle ülkemizde pek kullanılmaz. Verdiğim eğitimlerde proje yöneticisinin rol ve sorumluluklarını anlattığımda kafası karışan ve “Hocam biz de proje yöneticisiyiz, ancak bizde bu yetkiler yok” diyerek serzenişte bulunanlarla yaptığımız değerlendirmelerin bazıları bizi “Proje Koordinatörü” rolüne götürür.
Ülkemizde bu kavramın kullanılmamasının arkasındaki nedenleri şöyle sıralayabilirim, bunlara sizler başkalarını da ilave edebilirsiniz.
Sektörel, kültürel nedenlerle proje yönetim modeli bu şekilde tasarlanmış olabilir.
Şirket yönetimi stratejik nedenlerle projenin alt kademedeki bir kişi üzerinden yönetilmesini daha uygun bulabilir.
Proje koordinatörü, proje yöneticisine göre daha zayıf bir roldür. Buna karşılık “Koordinatör” ünvanı kültürel nedenlerle ülkemizde tam tersine güçlü bir poziyon olarak algılanabilir.
Şirkette proje yönetimi olgunluk seviyesi düşük olabilir veya yönetim “Proje Koordinatörü” rolü hakkında bilgi sahibi değildir.
Proje Yöneticisi” ünvanı, çalışanın nitelikleri çok da dikkate alınmadan, ücreti düzenleyen bir araç olarak da kullanılmış olabilir.
Proje yöneticisinin performansı hem projenin başarısını etkiler, hem de şirket genelinde proje yönetimiyle ilgili algıyı şekillendirir. Bu nedenle, proje yöneticiliği pozisyonunun gerektirdiği niteliklerin ve koşulların tanımlanması ve atamaların bu kriterlere göre yapılması önemlidir ve gereklidir.