.
Klasik bir Proje yönetimi eğitimiyle başlayıp sonrasında Proje Yönetim Ofisi (PYO) oluşumuna kadar gidecek bir danışmanlık çalışmasında tanık olduğum program yönetim tarzı beni şaşırtmıştı.
İlgili şirket projelerini “Program” yaklaşımıyla yönetiyordu, hatta bu yaklaşımı doğrudan şirket yönetiminde kullanıyordu. Tepe yönetimin niyetinden başlayarak, şirket olarak hedefledikleri değişimi gerçekleştirmeye destek veren tüm yaklaşımlar, faaliyetler planlı bir şekilde stratejik ve taktik seviyelerde tanımlanmış, bir kitapçık halinde yayınlanmıştı. Proje yönetimi odaklı standart eğitimde kısaca değindiğim program yönetimi üzerinde hem daha uzun hem de daha detaylı durmak gereği ortaya çıktı. Program yönetiminin bu şekilde kullanımı Türkiye’de pek sık gözlemlemediğim bir durumdu.
Her proje yönetimi temel eğitiminde proje yanında program ve aynı zamanda portföy kavramları da tanımlanır. Portföy ve proje yönetimi her bir organizasyon içerisinde olmazsa olmaz süreçler, yapılardır, program yönetimi ise opsiyonel bir yaklaşım olarak değerlendirilebilir.
Portföy yönetimi şirketin stratejik hedefleri doğrultusunda hangi faydalara yönelmesi gerektiğini belirler, beklenen değişimi tanımlar. Projeler ise beklenen bu değişimi ve faydayı sağlamaya, gerçekleştirmeye çalışır. Peki program yönetimine hangi koşullarda, nerede ihtiyacımız var?
Program yönetiminin PMBOK® (Project Management Book of Knowledge) içerisindeki tanımı şu şekilde: “Tek tek yönetildiğinde sağlanamayan faydaların elde edilebilmesi amacıyla bir grup ilişkili projenin, bağlı programın ve program faaliyetlerinin koordineli bir şekilde yönetilmesi”. Tanımı bilmek hiç kuşkusuz önemli ancak etkin bir uygulama için bu alanda deneyim, yetkinlik ve tabii ki yönetim desteği gerekiyor.
Başarılı bir program yönetimi için iklimin ve ortamın hazırlanması önemli ve bu da bir süreci gerektiriyor. Gerekli ortam hazırlanmadan uygulanmaya çalışılan program yönetim yaklaşımı beklenen değeri yaratmayabiliyor. Bu koşullarda program yönetimi nihai amaca ulaşmayı sağlayan, etkin bir araç olmaktan daha çok, ortamı daha da karmaşıklaştıran, gereksiz bir unsur olarak görülebiliyor.
Yaklaşık 2 yıl önce bir PYO kurulumu sırasında pilot proje olarak bir fabrika kurulumunu ele almıştık. Birbirine bağımlı, buna karşılık her birinin sınırı belirli olan, birçok projeden oluşan bir girişimdi. Çok açık bir biçimde program yönetim yaklaşımını gerektiriyordu. Bu ilişkili projelerin tek bir noktadan koordinasyonu bir zorunluluktu. Fabrika kurulumunu yöneten kişi ile yaptığımız görüşmelerde program yönetiminin farkında olunmadan uygulanmakta olduğunu gördük. Nihai hedefin zaten bütünlüğü olan bir fabrika olması, yönetim tarafından beklenen nihai amacı kolaylıkla ortaya koymuş, ekibi de farkında olmadan bir program yaklaşımına yönlendirmişti. Ancak program yönetimine duyulan ihtiyaç her zaman bu kadar açıklıkla görülemeyebiliyor.
Bundan yaklaşık 10 yıl önce bir işkolundaki karlılığın geliştirilmesine odaklı, birbiriyle bağlantılı farklı projeler gündeme gelmişti. Bu projelerin bir program altında yürütülmesi konusu gündeme getirildiğinde sponsor bu fikre hiç sıcak bakmamış ve tartışmaya bile yanaşmamıştı. O koşullarda hem program yönetiminin ortaya koyacağı katma değer iş birimini yöneten kişilerin anlayabileceği şekilde ortaya konamamıştı, hem de iklim ve ortam bunu uygulamaya elverişli değildi.
PMI (Project Management Institute) tarafından gerçekleştirilen 9. Global Proje Yönetim Araştırmasında (PMI’s Pulse of the Profession® 2017) program yönetimiyle ilgili sorular da var. Bu araştırmanın sorularından birisi de program yönetiminin organizasyonlardaki kullanım sıklığı üzerine. Yöneticilerden %59’u program yönetimini her zaman veya çoğunlukla kullandığını belirtiyor. Bu oranın ülkemizde oldukça düşük olduğunu gözlüyorum.
Proje yöneticileri kendi projelerinin kapsam, zaman, bütçe üçgenine odaklanmaya yatkındırlar. Bu nedenle özellikle ülkemiz şartlarında, koşulların hızla değiştiği, dinamik yapılar içerisinde yürütülen ilişkili projeler arasında koordinasyonu sağlayan bir yönetimin olması önemlidir. Program yönetim yaklaşımıyla, beklenen nihai faydaya odaklanarak, koordine edilen projelerin yaratacağı toplam değer daha yüksek olacaktır.