D05 – Proje Yönetiminde Gelişim Çalıştayı

Sayıları artan, karmaşıklaşan projeler şirketlerin proje yönetimi olgunluk seviyelerini zorluyor. Proje yönetim performansını geliştirmek, proje yönetimine yatırım yapmak isteyen her şirket öncelikle mevcut yapıyı değerlendirmek, güçlü ve zayıf yönleri belirlemek durumunda. Bu çalışmanın doğru bir katılımla yapılması hem çalışmanın sağlığı hem de değişimin sahiplenilmesi açısından önemli. Bu çalıştay, şirketin proje yönetimi alanında atması gereken adımları ortaya çıkarmayı amaçlar.

Çalıştayın Amaçları

  • Katılımcılara proje yönetim dünyasının temel kavramlarının, süreçlerinin özetlenmesi, bu yapının proje başarısındaki rolleri hakkında farkındalık kazandırılması,
  • Şirket projelerinde yaşanan başarı / başarısızlıklara etki eden unsurların ortaya çıkartılması, yaşanan sıkıntıların kök nedenlerinin ortaya çıkartılması.
  • Ortaya çıkarılan gelişim alanlarına yönelik çözümler, alınabilecek aksiyonlar için seçeneklerin oluşturulması.
  • Nihai amaç, gelişim alanlarına yönelik somut adımlar atabilmek için gerekli olan yol haritasının ilk versiyonunun ortaya çıkartılmasıdır

Yöntem

Bu çalıştayın öncelikli hedef kitlesi iş dünyasının içinde yer alan, iş birimlerini yöneten, değişim taleplerini ortaya koyup bunların gerçekleştirilmesini isteyen, projeleri başlatan, yöneten liderler, yöneticilerdir. Çalıştaya katılması gerekenler ilk aşamada yapılan görüşmeler sırasında belirlenir.

Her çalıştay şirketin koşullarına, yönetimin beklentilerine göre şekillendirilir. Şirkete özel plan oluşturulurken aşağıda paylaşılan taslak plandan faydalanılır;

Hazırlık Aşaması:

  • Çalıştayı talep eden veya organizasyonel sorumluluğunu üstlenen şirket yöneticileri ile yaklaşık 1 saatlik ön görüşme yapılır. Bu görüşmede çalışmayı gündeme getiren koşullar, ihtiyaçlar üzerine bilgi paylaşımında bulunulur, çalışmanın amacı ve hedefleri tanımlanır. Çalıştaya katılacak kişiler belirlenir.
  • Bu görüşme sonrasında çalıştaya katılacak kişilerle ön görüşmeler yapılarak şirketteki projelerin nasıl yönetildiği, organizasyonel iklim ve gelişim alanlarına yönelik bilgiler elde edilir.
  • Bu bilgiler dikkate alınarak çalıştayın etkin geçmesi için gereken hazırlıklar yapılır, çalıştay tasarımı üzerinde mutabık kalınır.

Çalıştay:

  • Bu süreçte proje yönetimi üzerine temel kavramlar ve bilgiler verilerek şirket projelerinde yaşanan deneyimler üzerinden keşfetmeye, mevcut düzende duyulmaz hale gelmiş, fark edilemeyen unsurlar ortaya çıkarılmaya çalışılır.
  • Çalıştay öncesinde elde edilen bilgilerden faydalanılarak, şirkete özel olarak hazırlanmış sorular kullanılır.
  • İhtiyaca ve koşullara uygun Çalıştay teknikleri kullanılarak gelişim alanlarına odaklı nitelikli fikirlerin ortaya çıkarılmasına, bunların sentezlenmesine ve ardından sentezler üzerinde mutabakat sağlanmasına çalışılır.
  • Çalıştay süresi katılımcı sayısıyla, katılım sırasında yapılacak sunumların kapsamı ve üzerinde çalışılacak konulara göre 4 saat ile 1 gün arasında değişebilir.

Çalıştay sonrası ve raporlama:

  • Çalıştaydan en geç 1 hafta sonrasında, çalıştayda tespit edilen kök sorunlar, kritik konular ve bunlara yönelik çözüm önerileri ve bir yol haritası rapor olarak sunulur.
  • Gelişim alanları ile ilgili aksiyon almak isteyen şirketlerde, uygulama desteğine ihtiyaç da duyulabilir. Bu durumlarda, mutabık kalınan çözümlerin, fikirlerin hayata geçirilmesi konusunda projelendirme, uygulama ve yaygınlaştırma alanlarında ayrıca destek verilir.