D01 – Proje Yönetim Ofisi Danışmanlığı

Projeler artık farklı uzmanlıkları olan, çok sayıda ekibin katılımıyla gerçekleştirilebiliyor. Şirketlerde aynı anda yürütülen proje sayısı da artma eğiliminde. Proje yönetimine yapılan yatırımlar artıyor, bu iklim, ortam proje yönetiminin de bir fonksiyon gibi yönetilmesini gerektiriyor. Bu nedenle Proje Yönetim Ofisleri (PYO) ön plana çıkıyor, stratejik bir önem kazanıyor.

Değer yaratacak bir PYO kurulumunu sadece alt yapıya yatırım yaparak gerçekleştirmek mümkün değil. Yapılan araştırmalar kurulan PYO’larla ilgili şu istatistikleri ortaya koyuyor;

  • Kurulan PYO’ların %25’i ilk yıl sonunda,
  • Toplamda %50’si ikinci yılın sonunda,
  • Neticede %75’i dördüncü yıl sonunda başarısız bulunarak kapatılıyor.

Ülkemizde PYO performanslarına yönelik somut araştırmalar olmasa da gözlediğimiz PYO’larda benzer deneyimlerin yaşandığını gözlüyoruz.

Yeni bir PYO’nun kurulması, bu yapıya işlerlik kazandırılması, yaygınlaştırılması günümüz dünyasında çoğu şirketin gündeminde. Şirketinizde yönetilen proje sayısı giderek artıyorsa, projelerin ortaya koyduğu sonuçlar sizi memnun etmiyorsa, kaynakların verimli kullanılmadığını düşünüyorsanız, PYO yaklaşımı sizin için de bir çözüm olabilir. Bu konuda bir adım atmadan önce ihtiyacı tanımlamak, şirket kültürüne uyan çözümü belirlemek ve bu doğrultuda bir yol haritası oluşturmak gerekiyor. Büyük resmi göremeden atılan adımlar genellikle başarısız sonuçlar doğuruyor.

Bu konularda deneyimli kadrolarınız yoksa, alacağınız profesyonel destek size zaman kazandıracak ve kaynak israfını önleyecektir.

PYO Kurulumu

İlk kez PYO kurmaya niyetlenen, ya da daha önceden kurmuş, yaşanan sıkıntılar nedeniyle devam ettirmemiş ancak gelişen koşullar nedeniyle tekrar kurmaya karar veren şirketlere verilen destektir. Bu desteğin kapsamı ana hatlarıyla;

  • Mevcut ortamın değerlendirilmesi ve bu girişimi gündeme getiren koşulların ortaya çıkarılması,
  • PYO kurulumuna yönelik vizyonun, misyonun netleştirilmesi, hedeflerin belirlenmesi,
  • Şirketin kültürüne, değerlerine, sektörüne ve mevcut proje yönetimi olgunluk seviyesine uygun şekilde bir yol haritasının tanımlanması.
  • Kurulumun bu yol haritasına uygun şekilde bir proje olarak yönetilmesi.

Bu desteğin amacı sadece bir PYO’nun kurulması değil, sürdürülebilir bir yapının oluşturulmasıdır.

Tüm çalışmalar belirli bir metodoloji doğrultusunda gerçekleştirilir. Çalışmanın ilk aşamasında PYO’nun etkin işletimi için gerekli olan altyapı oluşturulur. Bu altyapıda süreçler, roller, sorumluluklar, politikalar, prosedürler, kritik başarı faktörleri yer alır. Bu alt yapının oluşturulması sonrasında projenin ikinci aşamasına geçilir ve PYO’nun işlerlik kazanması için gerekli adımlar atılmaya başlanır.

Kurulum yol haritasına ve proje planına uygun şekilde işlerlik kazandırılan, kadroları oluşturulan, eğitilen PYO ilgili yöneticiye teslim edilir ve proje sonlandırılır.

Mevcut PYO’ların Geliştirilmesi

Kurulumu yapılmış ve halen faaliyet gösteren bir PYO’nun etkinliğinin, yarattığı değerin geliştirilmesine yönelik çalışmaları kapsar.

Öncelikle mevcut PYO’nun güçlü ve gelişim gerektiren yönler ortaya çıkartılır. Mevcut durum yönetimle paylaşıldıktan, mutabık kalındıktan sonra gelişim alanlarına yönelik yapılan kök neden analizleri ve yönetimin beklentileri doğrultusunda PYO gelişim yol haritası oluşturulur ve gelişim süreci bir proje olarak yönetilir.

Mevcut PYO yapısının daha etkin, verimli olabilmesi için yürütülen tüm çalışmalar mevcut PYO çalışanlarının aktif katılımı ile gerçekleştirilir. Bu danışmanlık faaliyetinde de PYO’nun sürdürülebilir bir performansa kavuşması amaçlanır. Bu amaç doğrultusunda süreçlere, roller ve sorumluluklara odaklı çalışmalar yanında mevcut PYO ekibinin gelişim gerektiren yönlerine odaklı koçluk ve mentorluk faaliyetleri de gerçekleştirilir.

PYO İşletim Desteği

PYO işletimi deneyimli, proje yönetimine hâkim kadroları gerektirir. Özellikle ilk kurulum sonrasında şirketler bu yapıyı yönetebilecek nitelikte uzmanlara sahip olmayabilir. Bu hizmet kapsamı yeterli kaynağı olmayan şirketlere alternatif bir çözüm sunar. Desteğin amacı sadece PYO biriminin etkin işletiminin ötesinde, bu birime atanmış kişileri dış destek olmaksızın başarıyla yönetecek şekilde eğitmek, hazırlamaktır. Mutabık kalınan dönem boyunca, PYO yöneticisi / ekibi ile düzenli aralıklarla, önceden mutabık kalınan günlerde çalışmalar yapılır.

Bu danışmanlık hizmeti kapsamında PYO ofisi yöneticisine koçluk, mentorluk yapılarak, gerektiğinde doğrudan çözümler oluşturularak, aşağıda belirtilen çalışmalarla kısıtlı olmamak üzere ihtiyaç duyulan destekler verilir:

  • Proje yönetim komitesi toplantıları için yapılan hazırlıklar,
  • Şirket içi / dışı PYO ofisi olarak hazırlanan sunumlar / raporlamalar,
  • Proje portföyü master planının hazırlanması ve yönetilmesi,
  • PYO’nun şirket fonksiyonları nezdinde algısının yönetilmesi,
  • Projelerin izlenmesi ve kontrolüne yönelik süreçlerin geliştirilmesi
  • Proje, program, portföy ve organizasyonel proje yönetimi ilişkili süreçlerin ve politikaların geliştirilmesi ve uygulanması.