Bazı krizler karşımıza ansızın çıkıverir. Kendimizi hiç öngörmediğimiz bir kargaşanın içinde buluruz. Yaşanan bir kaza, büyük bir arıza bir krizi başlatır. Kimi zaman da dışımızdaki olaylar gündemimizi bir anda değiştirir. Kontrolümüz dışında sürüklendiğimiz bu ortamları kriz yönetimiyle çözmeye çalışırız. Hemen hemen her krizin arkasında da adı konmamış bir proje vardır. Bunun farkında olmak, geçmiş proje yönetimi bilgi birikiminden faydalanmak krizi yöneten ekibe önemli avantajlar sağlar.

Yaşanan krizi siz yönetmeye talip olmazsanız kriz sizi yönetir, ancak şanslıysanız mutlu sona ulaşırsınız. Yönetmeye talip olmaksa bir oyun planını gerektirir. Kriz yönetimlerinde doğru zamanda, farkındalıkla, soğukkanlılıkla atılan adımlar krizin yönetim başarısını belirler. Proje yönetimi dünyası bu konuda önemli fırsatlar sunar;

  • Kriz yönetiminin şirkette kim(ler)in himayesi altında yürütüleceğinin belirlenmesi (sponsorluk)
  • Operasyonun kimin liderliğinde yürütüleceğinin açıklığa kavuşturulması (proje yöneticisi)
  • Mevcut koşulların, genel çerçevenin çizilmesi: sorunun, yönetim beklentilerinin, üst seviye risklerin, kısıtların tanımlanması (proje başlatma belgesi),
  • Krizin yarattığı tehditlerin listelenmesi, çözüm yaklaşımlarının, çözüm kalitesinin belirlenmesi (risk, kalite yönetimleri),
  • Gelişmeler doğrultusunda yapılması gereken işlerin listelenmesi (kapsam yönetimi – aşamalı olgunlaşma),
  • Büyük resme odaklı, üst seviye bir zaman planının oluşturulması, gelişmeler doğrultusunda güncellenmesi (zaman yönetimi),
  • Tüm bu çabaların gerektirdiği maddi, manevi kaynakların öngörülmesi, dışarıdan tedarik edileceklerin, tedarik koşullarının belirlenmesi (Maliyet, kaynak, tedarik yönetimleri),
  • Krizle ilgili bilgilerin paydaşlarla, doğru kanallar kullanılarak, uygun sıklıkta paylaşılması (iletişim yönetimi).

Kriz dönemlerinde zaman hep kıttır, ekip üzerinde çok ciddi baskı yaratır, önemli konuların atlanmasına neden olur. Proje yönetim yaklaşımı kriz yönetiminde değer yaratan bir araçtır. Ekibi yönlendirir, kritik konuların atlanmadan ele alınmasını sağlar.

Tüm bunların yanında proje yönetimi sihirli bir değnek de değildir. Proje yönetiminde deneyimli bir ekip yoksa, yaşanan bir krizde proje yönetiminin de değer yaratması mümkün değildir. Ancak önceden bir hazırlık yapan, deneyimli proje yönetim kadrolarını oluşturmuş şirketler kriz yönetimlerinde fayda sağlayabilirler.

İçinde bulunduğumuz olağan dışı koşullar, Corona Virüs tehdidi de benzer yaklaşımları gerektiriyor. Siz bu süreci nasıl yönetiyorsunuz?